「確定日付のある証書」を公証役場で作る理由と方法。債権譲渡における注意点も

契約を取り交わす際などに、確定日付のある証書が必要となる場合があります。
どういった場合に確定日付のある証書が必要になるかは、経営者や企業の法務担当であれば覚えておきたい知識の一つです。

今回は確定日付のある証書について、公証役場で作成する理由・方法や、債権譲渡時における注意点等を解説します。
(※証書・・・権利義務や事実等を証明するための書類・文書)

公証役場で確定日付のある証書を作成する理由

確定日付のある証書は、公証役場で作ることができます。

公証役場で証書に確定日付を受ける主な理由は、後日の紛争を防止するためです。
公証人が証書を確認した日を証明してくれるため、確定日付の付与により、『特定の内容が記載された証書が、その時点で存在していたこと』を証明できます。

確定日付があると、その日に書類が存在したことは疑いがありません。
過去の日付で勝手に証書を作成したものでないことを証明するためにも、確定日付は有効です。

もちろん、すべての証書で確定日付を受ける必要はありません。
確定日付は、後日の紛争が予想される以下のようなケースで利用されます。

  • 契約書など、権利義務に関する証書を作成した場合
  • 議事録など、事実証明に関する書類を作成した場合
  • 実地調査に基づく図面等の作成日を証拠として残したい場合
  • 基礎控除の範囲内で贈与をする際に、贈与の証拠を残したい場合

なお、確定日付の付与によっても、証書の内容が真正であることまでは証明されません。
確定日付の機能は、「確定日付がされた時点で、その証書が存在したこと」を証明するものだからです。

公証役場での確定日付請求方法・費用

公証役場での確定日付は、証書に公証人が日付ある印章を押捺して付与します。
確定日付の年月日は請求当日の日付となります。

公証役場での確定日付の請求は、証書を作成した本人以外も行うことができます。
本人以外とは、例えば、所有者、代理人、使者などです。

さらに手続に際しては、請求者の本人確認書類や、代理人の委任状、印鑑証明書等も求められません。
公正証書と比べて要件が緩和されているため、使いやすい手続といえます。

確定日付の付与に必要な手数料は、1件につき700円です。(公証手数料令第37条)

公証役場で確定日付の付与が受けられないケース

確定日付は、どのような証書でも受けられるわけではありません
内容に問題があれば、公証人から確定日付の付与を拒絶されることもあります。

例えば、確定日付が受けられる文書は私署証書に限られ、戸籍謄本などの公文書は対象外です。(民法施行法第6条)
また、私署証書でも、以下のような場合は確定日付を受けることができません。

  • 作成年月日が書かれていない
  • 白紙委任状など、内容が未完成
  • 記名押印または署名がされていない
  • 図面や写真だけで、文言が記載されていない
  • 文書の写し(コピー)
  • 訳文が添付されていない外国語で書かれた文書
  • 内容が公序良俗に反しているなど、無効の場合

自筆証書遺言においても、確定日付の付与は消極的に解されています。
自筆証書遺言は民法968条で日付の記入が要件とされているため、改めて確定日付を付与すると誤解が生じること等が理由として挙げられています。

民法第968条(自筆証書遺言)

  1. 自筆証書によって遺言をするには、遺言者が、その全文、日付及び氏名を自書し、これに印を押さなければならない。
  2. 自筆証書中の加除その他の変更は、遺言者が、その場所を指示し、これを変更した旨を付記して特にこれに署名し、かつ、その変更の場所に印を押さなければ、その効力を生じない。

小職としては、確定日付は「ある時点での証書の存在」を証明するために利用するので、自筆証書遺言に確定日付を受ける意義はあるように考えます。
しかし、確定日付を付与するかの判断は、最終的に公証人に委ねられているのが実情です。

オンラインで電子確定日付を受けることも可能

確定日付は、「オンラインを利用した電子確定日付」でも問題ありません。
公証人が電子ファイルに日付情報を付与することで、確定日付のある証書と同じ効力が与えられます。

電子確定日付のメリットは、依頼者が希望する場合、公証人が20年間その電子ファイルの内容を保存してくれる点です。
証書の紛失等を考えると、電子確定日付の利用は安心といえます。

なお、オンライン手続の際には、専用ツールをパソコンにインストールする必要があります。
ご自身で難しければ、オンライン申請に精通した司法書士・行政書士にご相談下さい。

確定日付は法務局で受ける方法も

確定日付を受けたくても、近くに公証役場がない場合などはどうしたらいいでしょうか。

この場合、法務局(登記所)で確定日付の付与を受けることができます。(民法施行法第5条)
もちろん、確定日付の効力は公証役場で受けるものと変わりません。

その他「確定日付のある証書」を求められる場合

「確定日付のある証書」が、第三者への対抗要件として求められるケースもあります。(民法第467条、515条)
例えば、債権を譲渡した旨の通知を債務者に対して行う場合です。

民法第467条(指名債権の譲渡の対抗要件)

  1. 指名債権の譲渡は、譲渡人が債務者に通知をし、又は債務者が承諾をしなければ、債務者その他の第三者に対抗することができない。
  2. 前項の通知又は承諾は、確定日付のある証書によってしなければ、債務者以外の第三者に対抗することができない。

債権譲渡の通知を確定日付のない証書で行った場合、債権の二重譲受人等に対抗することができません。
債権譲渡の効力を否定されないためには、確定日付のある証書で通知します。

この場合、公証役場で証書に確定日付を受けることもできますが、内容証明郵便で通知するケースが一般的です。
内容証明郵便も、「確定日付のある証書」に該当します。

なお、法人が指名債権で金銭の支払いを目的とするものを譲渡した場合、その内容を債権譲渡登記することで第三者に対抗することができます。(動産及び債権の譲渡の対抗要件に関する民法の特例等に関する法律第4条)

しかし、債権譲渡登記によっても、債務者に対抗するためには、債権譲渡登記された内容を債務者に交付して通知するか、債務者の承諾を得なければなりません。

関連記事:内容証明郵便が届かない!困ったときの意思表示の公示送達

確定日付のある証書と公正証書との違い

証書の内容によっては、確定日付の付与でなく、公正証書を利用した方がいいケースもあります。

公正証書をお勧めするのは、金銭の貸借(金銭消費貸借)に関する契約書を作成する場合です。
金銭消費貸借契約に関する公正証書に『債務者が直ちに強制執行に服する』旨の陳述を記載しておくことで、万一の強制執行が容易になります。

私署証書に確定日付を受けるだけでは、強制執行の前に裁判手続を経なければなりません。
そのため、費用がかかっても確定日付でなく、公正証書を作成されることをお勧めします。

公正証書には以下のような手間やデメリットもがありますが、先に述べた利点もあるため、確定日付と使い分けるのが最適です。

  • 公正証書の起案など、公証人との打合せに時間がかかる
  • 公証人手数料や、場合により文案起案を依頼する法律専門家の費用がかかる(数万円~)
  • 作成名義人の本人確認書類や印鑑証明書、代理人への委任状などが必要となる

なお、公正証書も「確定日付のある証書」とみなされます。(民法施行法第5条)

まとめ

証書に確定日付を受ける手続自体は、決して難しくはありません。
しかし、証書の内容自体に不備があった場合、望んだ効果が得られないことも考えられます。

企業間契約や債権回収では大きな金額が動くこともあるため、証書を作成される際はご注意ください。

西宮の司法書士・行政書士今井法務事務所では、契約書や内容証明の作成・確定日付の付与などをサポートしております。
お困りの場合は、お電話又はメールフォームにてお気軽にご相談下さい。

参考条文

民法第515条(債権者の交替による更改)債権者の交替による更改は、確定日付のある証書によってしなければ、第三者に対抗することができない。
民法施行法第五条(抜粋)
証書ハ左ノ場合ニ限リ確定日付アルモノトス
一 公正証書ナルトキハ其日付ヲ以テ確定日付トス
二 登記所又ハ公証人役場ニ於テ私署証書ニ日付アル印章ヲ押捺シタルトキハ其印章ノ日付ヲ以テ確定日付トス
三 私署証書ノ署名者中ニ死亡シタル者アルトキハ其死亡ノ日ヨリ確定日付アルモノトス
四 確定日付アル証書中ニ私署証書ヲ引用シタルトキハ其証書ノ日付ヲ以テ引用シタル私署証書ノ確定日付トス
五 官庁又ハ公署ニ於テ私署証書ニ或事項ヲ記入シ之ニ日付ヲ記載シタルトキハ其日付ヲ以テ其証書ノ確定日付トス
六 郵便認証司(郵便法(昭和二十二年法律第百六十五号)第五十九条第一項ニ規定スル郵便認証司ヲ謂フ)ガ同法第五十八条第一号ニ規定スル内容証明ノ取扱ニ係ル認証ヲ為シタルトキハ同号ノ規定ニ従ヒテ記載シタル日付ヲ以テ確定日付トス

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